Após 4 ou 5 anos de puro trabalho duro e dedicação, chega a hora de celebrar. Na festa de formatura, os formandos merecem todo o reconhecimento com uma festa incrível. No entanto, para que a festa seja inesquecível, é preciso evitar dores de cabeça especialmente nas finanças da formatura.
Planejar, organizar e cuidar com muita atenção desta parte é fundamental para não passar por situações estressantes, perder dinheiro, gastar dinheiro à toa ou, até estragar a celebração da turma inteira.
Confira no texto de hoje 6 dicas de como os integrantes da comissão podem cuidar das finanças da formatura.
1. Defina papéis
Um dos segredos de uma boa comissão de formatura é extrair o melhor dos seus integrantes. Então, aquela pessoa organizada, com perfil analítico e detalhista, pode assumir a tesouraria. Já aquela pessoa boa de conversa e com aptidão comercial, pode ficar com a entrevista e negociação com fornecedores. E assim por diante. Dessa forma, cada um fará o que melhor desempenha e as atividades vão fluir.
2. Planilhas serão suas melhores amigas
Faz parte do cuidado com as finanças da formatura ter tudo documentado em planilhas compartilhadas com os integrantes da comissão de formatura. Dessa forma, tudo fica bem organizado, as chances de cometer erros diminuem drasticamente, fica fácil e prático acessar alguma informação financeira, cadastrar entradas e saídas de dinheiro e, caso precise extrair relatórios e prestação de contas, terá todas as informações a mão.
3. Tenha um planejamento de custo de cada item
Antes de ir atrás de cada fornecedor, faça um planejamento do quanto pretende gastar com toda a festa e quanto cada item pode custar. Dessa forma, na hora de entrevistar um fornecedor e receber um orçamento, você já saberá dizer se o preço dele está acima ou abaixo do esperado. Faça isso pesquisando bastante e entrevistando comissões de formaturas anteriores.
Observação: se algum fornecedor lhe perguntar quanto você tem para determinado item ou quanto pretende gastar com isto ou aquilo, não responda. Apenas diga que estão avaliando. Ele pode até ter um preço mais baixo, mas vai subir para chegar no seu orçamento. Ele cobra a mais, você nem percebe e ainda acha que fez um bom negócio e manteve as finanças da formatura pois ficou dentro do orçado.
4. Pelo menos três orçamentos de cada item
Para cada item da formatura, pesquise e tenha três orçamentos. Isso vai lhe dar margem de comparação entre um fornecedor e outro. Claro que, para isso, você precisa conferir se eles estão oferecendo exatamente a mesma coisa. Só comparando propostas do mesmo produto ou serviço você poderá identificar se está caro ou barato e fazer uma gestão melhor das finanças da formatura.
5. Negociar é a palavra de ordem
Além de base de comparação, ter vários orçamentos vai lhe dar margem para negociação. Se um fornecedor cobra um valor maior que o outro cobra pelo mesmo produto ou serviço, você pode pedir desconto.
Também é preciso ter em conta que alguns fornecedores enviam seus valores com margem para negociação. Então, você pode sempre tentar um preço ou uma condição de pagamento mais vantajosos para a turma.
6. Conte com fornecedores de confiança
Ao organizar a festa de formatura, você observará uma verdade na organização de qualquer tipo de evento: o sucesso de um evento depende dos fornecedores. Na hora do evento, se eles não fizerem um serviço de qualidade, seu evento pode ser arruinado.
Por isso, ao contratar, opte por fornecedores que não entregam só um preço bom, mas um ótimo custo-benefício ao colocar na balança o preço, bom atendimento e serviço excelente. O resultado será uma melhor gestão das finanças da formatura.
Para saber como encontrar os melhores fornecedores para a sua formatura, sugerimos que a sua próxima leitura seja outro texto do nosso blog com dicas para a comissão de formatura escolher os fornecedores deste grande evento.
