Um evento empresarial pode servir para celebrar uma conquista da equipe, uma data especial ou para integrar os colaboradores. A tarefa de organizar um evento como este é delicada e, ao mesmo tempo, detalhista. Há uma série de itens para organizar e de fornecedores para contratar. Com calma e cuidado pode-se organizar um evento empresarial de sucesso. Para lhe ajudar nesta tarefa, listamos abaixo 7 itens com as etapas necessárias.
1. Antecedência
Planejar tudo com antecedência é o segredo para evitar problemas quando se trata de evento empresarial. Com mais tempo, você pode antecipar problemas e já resolvê-los. Além disso, a antecedência é o que vai garantir que a sua empresa consiga os fornecedores na data desejada.
Quanto tempo de antecedência é necessário é relativo. O ideal é pelo menos um mês, mas dependendo da época do ano – como o final, por exemplo, quando todos estão agendando evento empresarial ou não – é interessante ter pelo menos três meses de antecedência ou quatro, dependendo da cidade
2. Equipe
Dependendo do porte do evento é interessante contar com uma equipe para realizar a organização do evento e o seu acompanhamento no dia. Agências especializadas neste serviço são as mais indicadas pois tem experiência no tema – se algum imprevisto acontecer, elas já saberão o que fazer, resolverão o problema e você nem se incomodará – e conhecem fornecedores qualificados.
3. Fornecedores
Falando em fornecedores, é importante citar que eles são os responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso do seu evento. Um fornecedor responsável e proativo não só faz o seu serviço com qualidade como lhe ajuda a resolver imprevistos. Já um fornecedor que atrasa e não faz uma entrega de qualidade pode colocar tudo a perder. Por isso, na hora de contratar, busque indicações de fornecedores de confiança.
4. Local
Locais que ofereçam serviços, além do local, devem estar presentes na sua lista pois tornam a organização do evento empresarial muito mais fácil. Alguns serviços e características importantes para avaliar um local de evento são:
Localização – Um local de fácil acesso é perfeito para os convidados.
Estacionamento – Um local com estacionamento traz comodidade para os convidados.
Segurança – Quem está numa festa não quer se preocupar com nada além de se divertir, certo? Logo um espaço seguro é o ideal para o evento e seus convidados.
Decoração – Um local que já ofereça certos itens decorativos, já oferece um espaço mais bonito e lhe faz economizar com a decoração do espaço.
Buffet – Local mais buffet é a combinação perfeita para um evento de sucesso. Além de deixar a parte de contratação do cardápio muito mais fácil para os organizadores.
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5. Data
Alguns dias são mais difíceis para alguns colaboradores. Há um período em que muitos tiram férias. Aos finais de semana muitos preferem ficar com as famílias. Então, se você optar por esta data é interessante convidar a família também. Por outro lado, em dias de semana há a problemática de que no dia seguinte todos precisam trabalhar e talvez seja interessante fazer meio expediente no dia seguinte da festa. Escolha a data que mais faz sentido para os colaboradores e para a empresa. A data perfeita é aquela que não atrapalha a produtividade nem a agenda pessoal dos colaboradores.
6. Inove
Evento empresarial tem a fama de ser algo quadrado e chato. Com inovação e criatividade é possível torná-lo mais bacana. A dica é usar atrações que são tendências e que façam sentido para o evento. Além de dinâmicas e atividades interessantes que divirtam e integrem a equipe.
7. Faça um check-list
Para garantir que tudo ocorra bem, faça um checklist com todas as atividades que você precisa executar ou cobrar antes, durante e após o evento. Há muitos detalhes em eventos, por isso, não confie só na sua memória. Escreva tudo num checklist para não se perder.
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